Het reduceren van faalkosten is en blijft een speerpunt voor bedrijven in de sectoren techniek en bouw. Wat onderbelicht blijft is het feit dat efficiency en productiviteit verloren gaat doordat medewerkers noodgedwongen veel tijd kwijt zijn met het zoeken en verzamelen van data. Het wordt tijd dat ook deze verborgen faalkosten worden aangepakt.
Schattingen rond faalkosten lopen uiteen, maar schommelen altijd rond de 10 procent
Faalkosten zijn een uitdaging die voortdurend terugkeert op de agenda van ondernemingen in de bouw, techniek en offshore. Schattingen lopen uiteen, maar ze schommelen altijd rond de 10 procent. Meestal komen deze kosten tot uiting in de uitvoerende fase van een project, bijvoorbeeld wanneer materialen niet op het juiste moment geleverd worden. Faalkosten zijn dan ook goed te kwantificeren. Nieuwe bestellingen en wachtende werklui, je weet precies wat het kost. Dat geldt niet voor de kosten die te maken hebben met een haperende communicatie en een inadequate informatie-uitwisseling. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie. Dit beschouwen we al als zo vanzelfsprekend dat we de kosten die hier mee gemoeid zijn niet eens als faalkosten zien. Het wordt tijd dat we dat wel gaan doen want dan wordt duidelijk dat er echt iets valt te winnen.
Ongestructureerde informatie
Uit onderzoek van IDC blijk dat ongestructureerde informatie voor de meeste organisaties gefragmenteerd blijft. Denk hierbij aan allerlei soorten office-documenten of PDF’s maar ook aan e-mailberichten, afbeeldingen en video’s. 61% van de kenniswerkers is regelmatig van vier of meer systemen afhankelijk en 13% heeft toegang tot elf of meer systemen om de informatie te krijgen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Deze informatie is opgeslagen in verschillende formaten in netwerkbestanden, content management systemen, intranets, op maat gemaakte applicaties en andere informatiebronnen die niet met elkaar praten.
Versnipperde informatiehuishouding
We zien dus bij veel organisaties een in hoge mate versnipperde informatiehuishouding die efficiënte communicatie, kennisdeling en samenwerking in de weg staat. In de sectoren techniek, bouw en offshore zien we bovendien dat veel ondernemingen e-mail gebruiken als document management omgeving. E-mail is voor veel professionals de basis en het startpunt voor het werk. Er gaat echter ontzettend veel tijd in zitten en het resultaat is een onoverzichtelijke stroom aan informatie en input. Wat is nu de laatste versie van een overeenkomst en welke technische handleiding is het laatst gedistribueerd? In een document management omgeving zijn versiebeheer en kennisuitwisseling in ieder geval beter geregeld. De tijd die het kost om te zoeken naar documenten wordt dan ook voor een belangrijk deel besteed in de inbox. Hetzelfde IDC-onderzoek geeft aan dat kenniswerkers 16 procent van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie. Daarnaast spenderen zij 10 procent van hun tijd aan het verzamelen en analyseren van informatie uit één of meer bronnen.
Optimaliseren van de informatievoorziening
In totaal wordt dus grofweg een kwart van de tijd van kenniswerkers besteed aan het vinden en analyseren van informatie. Dit kan uiteraard productief werk zijn, maar dat is niet altijd het geval. Dat blijkt uit vervolgvragen. In maar iets meer dan de helft van de gevallen (56%) vinden kenniswerkers ook daadwerkelijk de informatie die zij nodig hebben. Ze verspillen ook tijd bij het combineren van gegevens uit meerdere informatiebronnen en het herstellen of creëren van content die überhaupt niet kan worden gevonden. Dat is frustrerend: weten dat het er is, maar dan toch opnieuw moeten maken. Wie een begin maakt met het optimaliseren van de informatievoorziening zet een stap in de richting van een hogere productiviteit.
Efficiënter en productiever
En die stap hoeft niet eens zo groot te zijn, zo blijkt uit het eBook Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365. Organisaties die met Office 365 werken hebben alle tools in huis om informatie gecentraliseerd en gestandaardiseerd op te slaan en aan te bieden aan medewerkers. Document management kan uitstekend worden ingevuld en er bestaat een reeks branchespecifieke tools waarmee ondernemingen nog efficiënter en productiever worden. Nadruk ligt hierbij op samenwerking en communicatie. De truc is vooral om IT-oplossingen die al in huis zijn veel beter te benutten.
Efficiënter en productiever werken is uiteraard een mooi resultaat, maar het is even belangrijk dat de kwaliteit omhoog gaat. Processen kunnen worden gestroomlijnd en communicatie tussen medewerkers verloopt soepel; ook met ketenpartners wordt het makkelijker communiceren. Het zou dan ook niet vreemd zijn wanneer productiever werken hand in hand gaat met het terugdringen van faalkosten.
Auteur: Yuri Ramdhani, Managing Director bij CTB xRM
