De business case oogt op het eerste gezicht niet spectaculair. Maar wat een uitdaging in gebouwautomatisering is er waargemaakt achter de kantoorgevel van Ymere in Diemen. Een mislukte renovatie moest worden ‘gerepareerd’. Het verhaal legt pijnlijk bloot hoe onzorgvuldig gebouwautomatisering nog vaak in de praktijk wordt uitgevoerd. Uit deze business case blijkt des te meer hoe het wél kan en dus ook moet. System integrator centraal bij renovatie Ymere.
Het is een herkenbaar scenario. Een goed gebouw wordt in de loop der jaren verbouwd en gerenoveerd door verschillende eigenaren. Bij wisseling van gebruikers en gebouwbeheerders gaat waardevolle technische documentatie verloren, als er al informatie is vastgelegd. Niemand weet nog hoe het gebouwbeheersysteem is ontworpen en gerealiseerd, en zeker het inzicht in de integratie van de geïmplementeerde systemen raakt zoek. Dan komt er een moment dat het gebouw dusdanig veel klachten voortbrengt, dat rigoureus ingrijpen de enige mogelijkheid is. Zo ging het ook bij het gebouw van Ymere, blijkt uit de verhalen van Gert Krook, locatiebeheerder facilitair bedrijf Ymere, Peter Schumacher, projectleider/adviseur van de -divisie Buildings bij Royal HaskoningDHV, en Joop Dekker, partner bij system integrator BUILDING Technology.
Overdracht
Het kantoor van Ymere in Diemen werd gebouwd in de jaren ‘60 van de vorige eeuw. Rond de eeuwwisseling werd het eigendom van de Rabobank. Peter Schumacher was als adviseur toen al betrokken bij het gebouw. ‘Het gebouw werd volledig gestript en hoogwaardig vernieuwd met de beste materialen en de meest innovatieve technologieën van dat moment, maar met een vaste, statische indeling. Daar koos de eigenaar toen bewust voor; er werden weinig wijzigingen voorzien en er werd een Life Cycle Cost analyse gemaakt die aantoonde dat het aanpassen van het systeem bij ruimtewijziging voordeliger zou zijn dan volledig flexibel uitleggen.’
Zo’n tien jaar later werd woningcorporatie Ymere de nieuwe eigenaar. Peter vervolgt: ‘Op dat moment ging het al mis, al was dat niet direct merkbaar. Er is bij de overdracht van het pand een informatie gap ontstaan. De aanwezige technische documentatie werd weliswaar overgedragen, maar de ontwerp- en regelfilosofie niet. Het gevolg was dat Ymere aanpassingen ging doen om flexibel ruimtegebruik binnen het gebouw mogelijk te maken. Maar informatie over wat dat zou kunnen betekenen voor de gebouwautomatisering, die was er niet. Omdat de aannemers toen niet goed wisten hoe ze met de gebouwautomatisering om moesten gaan, ontstonden er al snel allerlei problemen. Daar kwam bij dat aannemers vaak geen visie hebben op gebouwautomatisering. Joop vult aan: ‘Je moet goed nadenken over de wijze waarop je een aannemer aanstuurt. Dat speelt extra wanneer het gaat om een verbouwing waarbij het gebouw in gebruik blijft. Hoe wil je dat een aannemer omgaat met de installaties bij nieuwe, flexibele indelingen?’
Noodverbandjes
Over het verdere verloop vertelt Gert Krook: ‘We kwamen er niet meer uit. Ook niet met de onderhoudspartij die we toen hadden. Dit bedrijf had veel kennis van werktuigbouwkunde, maar niet van systeemintegratie. Wat er dan gebeurt, is dat er werktuigbouwkundige oplossingen worden geboden voor een probleem in de gebouwautomatisering, de zogenaamde noodverbandjes. De oplossingen die we aanbrachten, voldeden een paar maanden en dan ontstond er ergens anders weer een vergelijkbaar probleem. Zo ging het van kwaad tot erger, terwijl we steeds meer geld uitgaven en almaar verder verwijderd raakten van een echte oplossing. Intern hebben we toen een groep samengesteld die ging uitzoeken hoe we het klimaat het beste konden verbeteren. Welke klachten en problemen zijn er? Hoe zou een nieuw klimaatsysteem eruit moeten zien? Op basis van die analyse hebben we toen partijen aangeschreven, waaronder Royal HaskoningDHV.’ Peter: ‘Samen hebben we in beeld gebracht hoe het gebouw zou moeten functioneren. Wat mij betreft is dat een kritische factor voor succes bij dergelijke projecten. Want gebouwautomatisering is niet de kern van het probleem. Cruciaal is dat je de gewenste functionaliteit goed beschrijft. De techniek moet dat vervolgens mogelijk maken.’
Gebruikersconcept
Het was de bedoeling om hooguit 1,5 ton te investeren in aanpassing van de aanwezige gebouwautomatisering. Al snel werd duidelijk dat er een half miljoen nodig was. Royal HaskoningDHV heeft toen een omgevingspsycholoog bij het project betrokken. Peter: ‘Deze heeft samen met de gebruikers de eisen bepaald ten aanzien van een flexibele indeling en het gewenste effect van de installaties. Dit gebruikersconcept was nadrukkelijk niet gericht op de techniek, maar op het functionele gebruik van het gebouw en op de opbrengsten, bijvoorbeeld uit -productiviteitswinst. Om de investering te verantwoorden, hebben we er zodoende een business case van gemaakt door de productiviteitswinst te kwantificeren die Ymere met een dergelijke investering zou kunnen boeken. Wat is de geschatte schade die je oploopt wanneer je niks doet? Wat is de winst die je boekt in termen van minder ziekteverzuim? Welke productiviteitswinst levert het op? Als je productiviteitswinst kunt én durft te betrekken, dan is een dergelijke investering te overzien. Wij hebben een rekensom gemaakt waaruit een kritische grens rolde van bijna 3 procent productiviteitswinst. Gelet op het grote aantal gebouwgerelateerde klachten, hebben we op basis van deze rekensom de investering van uiteindelijk zeven ton verantwoord.’
System integrator als hoofdaannemer
In verband met de eis dat het gebouw in bedrijf moest blijven en omdat de regeltechniek en het gebouwbeheersysteem dominante factoren waren, adviseerde RoyalhaskoningDHV aan Ymere een bouwteam te formeren met een system integrator als hoofdaannemer-. Vooraf beschreven Ymere en Royal HaskoningDHV op functioneel niveau het projectdoel. Van daaruit zijn gespecialiseerde partijen gezocht en geselecteerd. Doel van de opzet was de kennis van de system integrator optimaal te benutten, de advieskosten te beperken en extra waarde toe te voegen. Het kiezen voor de system integrator als hoofdaannemer is traditioneel gezien geen voor de hand liggende keuze, maar bij projecten waarin de regelstrategie bepalend is, is het wel een -aantrekkelijke optie. Joop Dekker: ‘Juist bij renovatieprojecten kun je als system integrator de expertise van de gebouwgebruiker direct meenemen. Dat levert het best denkbare voortschrijdend inzicht op. Zo kom je tot een beter resultaat. Bij nieuwe projecten ligt dat anders. Daar ligt het zwaartepunt, ook in financieel opzicht, niet bij de regeltechniek, maar bij de werktuigbouwkundige installaties. De system integrator als hoofdaannemer is een keuze die zich heel goed laat vertalen naar vergelijkbare projecten.’
Technische uitwerking
Op basis van het gebruikersconcept en het functionele Programma van Eisen hebben Ymere, Royal -HaskoningDHV en BUILDING Technology een technische uitwerking gemaakt die aan de verwachtingen zou voldoen. Functioneel gezien vormde verbetering van het comfort en de ergonomie het vertrekpunt. Daar lagen de meeste serieuze klachten. Adequate klimaatregeling en verlichtingsschakeling per aangegeven zone waren vereist. En het nieuwe gebouwbeheersysteem zou de gebruiker meer inzicht moeten geven in het gebouw en monitoring mogelijk maken. Besparing op energie door een betere instelling van de regeling en de naregeling is meegenomen, maar was niet de voornaamste doelstelling. Gert: ‘Uiteindelijk voldoen we na de oplevering met ons energiegebruik aan de huidige benchmark die Ymere stelt. Op de Milieu Barometer scoren we iets hoger dan een gemiddeld kantoor. Dat zijn goede resultaten voor een gebouw dat in de jaren zestig werd gebouwd en zijn laatste grote refit nog voor 2000 kreeg. Bovendien zijn er meer medewerkers gekomen en hebben we meer ruimtes in gebruik, dus wij zijn tevreden met dit -resultaat.’
Flexibel
In de kantoren en spreekkamers heeft Ymere ruimteregeling, in de kantoortuinen zijn zoneregelingen toegepast. Daarbij zijn de zones wel nadrukkelijk gedifferentieerd; de zoneregelingen lopen als een soort golfpatroon over een afdeling. Hoekvertrekken worden anders geregeld, hoge bezettingen worden opgevangen, enzovoorts. Joop legt uit: ‘De inrichting is flexibel van opzet. Dus mochten er nog wandjes verzet of geplaatst worden, dan kan er nog drie keer in dat gebied individueel geregeld worden. In tegenstelling tot vroeger, toen het nogal eens gebeurde dat er een wand werd gezet waarbij de regeling ‘achterbleef’ in de naastgelegen ruimte. De gebruiker die aan de knoppen zat, regelde het voor zijn buurman.’ Gert vult aan: ‘Gemiddeld hebben we de temperatuur overal gelijk gehouden. In de kantoren kunnen de medewerkers zelf iets bijregelen, plus en min 3. In eerste instantie hadden we dat ook in de kantoortuinen, maar dat werkte niet. Het systeem piekte continu, of naar beneden of naar boven doordat verschillende mensen in zo’n kantoortuin hun individuele klimaat wilden instellen.’
Techniek
Het gebouwbeheersysteem dat in het pand van Ymere is toegepast, is Visi.Plus van Saia Burgess Controls. Joop licht toe: ‘Er zaten al DDC stations van Saia in met een ander fabricaat beheersysteem. Dat was tien jaar oud, dus bijna aan vervanging toe. De apparatuur, de hardware, werd nog wel ondersteund. We hebben samen vastgesteld dat we modernere technologie wilden toepassen, zoals een webbrowser in het DDC station, waarmee bediening op afstand mogelijk wordt. Een nieuw onderstation kost een fractie van de totale investering in termen van de Life Cycle Costs. Daarom hebben we besloten het hele gebouwbeheersysteem te vervangen.’ Er is één grote regelkast geplaatst met daarin de regeling van de primaire regelinstallatie en de seriële koppeling met de naregeling van het klimaat en het schakelen van de verlichting. De systeemboxen zijn prefab gemaakt. Klimaat en lichtsturing waren al gekoppeld en alle aansluitingen via verschillende chassis gedeeld. Met name in renovatieprojecten, waarbij een korte montagetijd op de locatie gewenst is, zijn dergelijke voorbereidingen een must.
Het doel was om de techniek zo toegankelijk mogelijk te maken voor de gebruiker. En dat is gelukt. Ymere heeft het beheer en de monitoring nu helemaal in eigen hand. Direct vanaf de plattegrond (zie afbeelding) kan Gert met een muisklik zien hoe de ruimtes er voor staan.
Continuïteit
De system integrator die eerder bij het gebouw betrokken was, had zijn activiteiten met Saia inmiddels gestaakt. De continuïteit op het gebied van de systeemintegratie was er dus niet meer. En dat is zeker zo belangrijk, vindt Joop. ‘Ook met het oog op onderhoud. Dat ligt vaak bij de werktuigbouwkundig installateur en niet alle -installateurs hebben de kennis van gebouwbeheertechniek voldoende in huis. We bieden altijd een onderhoudscontract aan. De DDC apparatuur gaat vrijwel nooit kapot. We noemen het daarom geen onderhoud, maar een functiecontrole. Momenteel werk ik aan een project waar we tien jaar garantie geven op de -apparatuur. Dat kan makkelijk.’
Verkeerde kant
Ymere heeft er voor gekozen om het onderhoud niet onder te brengen bij BUILDING Technology, tot op heden in ieder geval. Dat dit vergaande consequenties kan -hebben, verduidelijkt Peter met een anekdote: ‘Na oplevering van het project was er direct een strenge winter en waren er temperatuurklachten. Via het gebouwbeheersysteem was te zien dat de ketel vol bijstond en de regelafsluiters 100% werden aangestuurd. Toen is er een onderhoudspartij bij gekomen die na een eerste inspectie grotere ketels wilde monteren. Door verder te analyseren via het gebouwbeheersysteem en gebruik te maken van de mogelijkheid om te monitoren, hebben we de echte oorzaak van het probleem gevonden. Er bleek een pomp de verkeerde kant op te draaien, waarschijnlijk al jaren. Het was dus het nieuwe gebouwbeheersysteem dat dit uiteindelijk aan het licht bracht. Ook dat zijn opbrengsten.’ Gert reageert: ‘Ymere is een grote organisatie. Daar hoort bij dat het onderhoud van veel panden breed wordt aanbesteed. Ons eigen gebouw zat in zo’n samenvoeging. Wij moeten er heel alert op zijn dat we de architectuur en de functionaliteit van het gebouwbeheersysteem intact laten, ook binnen een dergelijke constructie.’
De business case van Ymere laat zien wat de meerwaarde van de system integrator kan zijn bij renovatieprojecten waarin het zwaartepunt bij de regeltechniek ligt. Bij Ymere zijn vrijwel alle klachten verdwenen. Het comfort is maximaal toegenomen. Tegelijkertijd laat dit project ook zien hoe verleidelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Joop besluit: ‘Gebouwautomatisering heeft pas kans van slagen als elke schakel in de keten kan blijven vertrouwen op de kennis en expertise van de betrokken partners. Van gebouwbeheerder of vastgoedmanager tot adviseur en system integrator. Een keten is immers zo sterk als de zwakste schakel.’
